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4 Dinge, die Sie für die DSGVO tun müssen

Warum die DSGVO auch Sie betrifft

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) ist die neue Verordnung der EU, die am 25. Mai dieses Jahres in Kraft getreten ist. Die DSGVO betrifft jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten innerhalb der EU verarbeitet. Es ist jetzt noch wichtiger, die Daten Ihrer potenziellen Mitarbeiter sicher und in Übereinstimmung mit der DSGVO zu behandeln.

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihren GDPR-Workflow optimal zu starten.

1. Kandidaten sortieren und löschen

Beginnen Sie mit dem Sortieren und Löschen alter und irrelevanter Kandidaten. Gehen Sie Ihre Kandidaten durch und sortieren Sie diejenigen aus, die für Ihren Einstellungsprozess nicht mehr relevant sind. Mit der DSGVO wird es noch wichtiger, eine relevante und aktualisierte Kandidatendatenbank zu haben. Das verbessert auch Ihre Rekrutierung und macht sie effizienter. Bewahren Sie Kandidaten nicht länger, als für Ihren Rekrutierungsprozess erforderlich, auf. Sie können Ihre potenziellen Mitarbeiter mit den verschiedenen Optionen in Kandidaten filtern. Hier einige Beispiele zum Filtern:

Termine

Filter basierend auf Daten in Kandidaten. Sie können beispielsweise die Kandidaten filtern, die sich vor mehr als einem Jahr für Ihre ausgeschriebenen Stellen beworben haben, oder die letzte Aktivität.

Abgelehnt

Vielleicht sind die Kandidaten, die Sie zuvor aus Ihrem Rekrutingprozess ausgeschlossen haben, für Ihre zukünftige zu besetzende Stelle nicht mehr relevant? Stellen Sie sicher, dass Sie diese Kandidaten filtern und löschen.

Löschen

Löschen Sie die Kandidaten, indem Sie sie auswählen und dann auf Entfernen klicken. Wenn Sie viele Kandidaten entfernen, kann es eine Weile dauern, bis dies vollständig abgeschlossen ist. Bitte stellen Sie sicher, dass sie entfernt wurden, bevor Sie mit den nächsten Schritten fortfahren.

2. Überprüfen Sie Ihre Datenschutzbestimmungen

Lesen Sie unbedingt Ihre Datenschutzbestimmungen. Ein unabhängiger Anwalt hat die neue Datenschutzrichtlinie für unsere Kunden verfasst, um sicherzustellen, dass sie der DSGVO entspricht. Wenn Sie eine eigene Datenschutzrichtlinie haben, die Sie lieber verwenden möchten, können Sie diese stattdessen verwenden. Bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie diesen Schritt ausführen, da Ihre potenziellen Mitarbeiter im nächsten Schritt möglicherweise Ihre Datenschutzrichtlinie erhalten.

3. Behandeln Sie die Kandidaten, die Sie behalten

Es ist sehr wichtig zu bestimmen, wie Sie mit den Kandidaten umgehen möchten, die Sie in Ihrer Datenbank behalten möchten. In Teamtailor stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl. Dies sind die vier Optionen:

Senden Sie eine Opt-In-E-Mail an die Kandidaten:

Fordern Sie von all Ihren Kandidaten ein Pot-In an, um ihre Daten zu speichern und Ihre neuen Datenschutzrichtlinien zu akzeptieren. Kandidaten werden als „Erlaubnis ausstehend“ markiert, bis sie dies per E-Mail bestätigt haben. Sie können die E-Mail im nächsten Schritt anpassen.

Senden Sie je nach Kandidatenstatus unterschiedliche E-Mails:

Informieren Sie die Kandidaten über Ihre neue Datenschutzrichtlinie und dass Sie deren Daten speichern. Kandidaten mit Bezugsquellen müssen sich per E-Mail anmelden, und potenzielle Mitarbeiter, die sich auf Ihre ausgeschriebenen Stellenanzeigen beworben oder sich verbunden haben, erhalten die Möglichkeit, sich abzumelden.

Ich habe bereits die Erlaubnis:

Senden Sie mir jetzt keine E-Mails, erinnern Sie mich daran, meine Kandidaten in Zukunft zu informieren.

Kandidaten manuell behandeln:

Alle Kandidaten werden als „Erlaubnis fehlt“ markiert. Sie können Massenaktionen verwenden, um später in der Kandidatenansicht zu informieren und um Erlaubnis zu bitten.

4. Aktivieren Sie Ihre neue GDPR- Funktion

Entscheiden Sie, wer die GDPR-Manager sein werden. Diese Personen erhalten eine direkte Benachrichtigung über alle Aktivitäten in Bezug auf die Daten der Kandidaten, beispielsweise wenn ein Kandidat möchte, dass ihre Daten entfernt werden. Beachten Sie, dass der GDPR-Manager nicht unbedingt Ihr Datenschutzbeauftragter sein muss, sondern jeder mit Administratorzugriff.

Fragen Sie die Kandidaten automatisch nach ihren Daten

Wenn Sie festgelegt haben, in welchen Zeiträumen Sie die verschiedenen Arten von Kandidaten behalten möchten, können Sie diese automatisch per E-Mail versenden. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden automatisch E-Mails gesendet, in denen die Kandidaten gefragt/ informiert werden.

Kandidaten, die sich beworben oder verbunden haben

Kandidaten, die sich für eine Ihrer ausgeschriebenen Stellen beworben oder verbunden haben, haben Ihnen die Erlaubnis gegeben, ihre Daten zu speichern, indem sie Ihre Datenschutzrichtlinie akzeptieren. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, wann diese Berechtigung abläuft und wann Sie den Kandidaten darüber informieren möchten, dass Sie seine Daten speichern. Nach Ablauf dieser Zeit werden die Kandidaten markiert und Ihre GDPR-Manager benachrichtigt. Sie können automatische E-Mails aktivieren, sobald die Zeit abgelaufen ist.

Weitergeleitet und bezogen

Kandidaten, die sich nicht für eine Ihrer ausgeschriebenen Stellen beworben haben oder mit Ihnen in Verbindung stehen, aber von jemandem in Ihrem Unternehmen ausgewählt oder empfohlen wurden, wurden nicht darüber informiert, dass Sie ihre Daten speichern. Bestimmen Sie, wie lange Sie die Daten dieser Kandidaten aufbewahren möchten, bevor Sie sie fragen, ob Sie dazu berechtigt sind. Nach Ablauf dieser Zeit können Sie eine E-Mail senden, in der Sie gefragt werden, ob Sie zum Speichern ihrer Daten berechtigt sind. Wenn Sie auf andere Weise die Erlaubnis erhalten haben, können Sie auf „Ich habe die Erlaubnis“ klicken.

Wenn Sie in Ihren GDPR-Einstellungen automatische E-Mails aktiviert haben, geschieht dies automatisch.

Kandidaten können problemlos die Entfernung von Daten beantragen

Mit der DSGVO haben Kandidaten mehr Kontrolle über ihre eigenen Daten und wer Zugriff darauf erhalten sollte. Um sicherzustellen, dass sie problemlos die Entfernung ihrer Daten beantragen können, ist in jeder automatischen E-Mail, die von Teamtailor gesendet wird, ein Link. Dieser Link ist außerdem noch in der Fußzeile jeder Karriereseite zu finden. 

Teilen Sie Ihre Kandidaten sicher

Teilen Sie Kandidaten auf sichere Weise mit externen Personen. Wenn Sie die Informationen des Kandidaten teilen, funktioniert der Link nach 30 Tagen nicht mehr. Sie haben auch die Möglichkeit, den Link zu widerrufen.

Die Referenzen der Kandidaten können sich dafür entscheiden, nicht teilzunehmen

Wenn sich Bewerber für Ihre Stelle bewerben, geben sie häufig ihre Referenzen ein. Anschließend wird eine E-Mail an die Referenz gesendet, in der Sie gefragt werden, ob Sie diesen potenziellen Mitarbeiter als Kollegen empfehlen. Dies gibt Ihrem Unternehmen einen schnellen Überblick über die Referenzen und darüber, ob sie den Kandidaten empfehlen oder nicht. Jetzt kann der Schiedsrichter entscheiden, überhaupt nicht teilzunehmen. Ihre Informationen werden auf der Kandidatenkarte erst angezeigt, wenn sie sich für eine Teilnahme entschieden haben (antworten Sie mit Ja oder Nein). Auf diese Weise speichern Sie ihre Daten erst, wenn sie für den Einstellungsprozess relevant werden.

Und das ist nicht alles:

Neue interne Richtlinien

Es ist wichtig zu dokumentieren und sicherzustellen, dass Teamtailor verschiedene Richtlinien für die DSGVO befolgt. Wir haben sichergestellt, dass wir unter anderem die Richtlinien in Bezug auf Datenschutz, Design, Ereignisberichte und Sicherheitsroutinen befolgen.

Überprüfung aller Subunternehmer

Wir haben alle unsere Subunternehmer analysiert und separate Vereinbarungen mit ihnen unterzeichnet, die die DSGVO regeln, und sichergestellt, dass sie den in der EU geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

Kontinuierliche Rechtsberatung

Wir verfolgen die Entwicklung der DSGVO in der EU und auf den lokalen Märkten. Wir konsultieren auch ständig unsere Anwälte.

Die DSGVO ist nur ein Aspekt der vielen Bemühungen, die wir unternehmen, um die Sicherheit unserer Kandidaten zu gewährleisten. Lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen haben.